Laatst bijgewerkt: 23 februari 2026
BI Solutions B.V., handelend onder de naam Logentic, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Wij bieden een AI Managed Service aan voor logistieke bedrijven, expediteurs en douane-agenten in Nederland en Europa.
Vestigingsadres: Blaak 16, 3011 TA Rotterdam, Nederland
KvK-nummer: 92847301
BTW-nummer: NL864291038B01
E-mail: info@logentic.com
Telefoon: +31 (0)10 444 12 34
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.
Afhankelijk van hoe u onze dienst gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel en bedrijfsnaam van contactpersonen bij opdrachtgevers, vervoerders, rederijen en douane-instanties.
Logistieke documentgegevens: informatie uit Bills of Lading (B/L), CMR-vrachtbrieven, Air Waybills (AWB), facturen en paklijsten die persoonsgegevens kunnen bevatten, zoals namen van afzenders, ontvangers en contactpersonen.
Communicatiegegevens: inhoud van e-mails die door onze AI-agent worden verwerkt, inclusief afzender- en ontvangstadressen, tijdstempels en bijlagen.
Gebruiksgegevens: inloggegevens, IP-adressen, browsertype, apparaatinformatie en interactiegegevens met ons platform.
Websitegegevens: gegevens die via ons contactformulier of demo-aanvraagformulier worden ingediend, zoals naam, bedrijf, e-mailadres en uw bericht.
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR):
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening aan uw organisatie, waaronder het verwerken van logistieke e-mails, het uitlezen van transportdocumenten en het automatisch genereren van offertes.
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen en het uitvoeren van analyses om de kwaliteit van onze AI-modellen te waarborgen.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): in bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht gegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden of in het kader van douane- en handelsregelgeving.
Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en het verzenden van commerciele communicatie vragen wij vooraf uw toestemming.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Het leveren en onderhouden van onze AI Managed Service, waaronder het automatisch verwerken van inkomende e-mails, het extraheren van gegevens uit B/L's, CMR's en andere transportdocumenten, het opstellen van offertes en het bijhouden van Track & Trace informatie.
• Het communiceren met u over onze dienstverlening, waaronder servicemeldingen, onderhoudsupdates en facturatie.
• Het verbeteren en optimaliseren van onze AI-modellen en verwerkingsprocessen.
• Het naleven van wettelijke verplichtingen, waaronder douane- en handelsregelgeving.
• Het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van fraude en misbruik.
• Het afhandelen van uw vragen en verzoeken via ons contactformulier.
Onze dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor het geautomatiseerd verwerken van logistieke gegevens. Dit omvat:
E-mailverwerking: onze AI-agent leest en classificeert inkomende logistieke e-mails, extraheert relevante gegevens (zoals bookingreferenties, containernummers, ETA's en vrachtgegevens) en voert automatisch de juiste vervolgacties uit.
Documentverwerking: transportdocumenten zoals Bills of Lading, CMR-vrachtbrieven en Air Waybills worden door onze AI geanalyseerd. Relevante gegevens worden geextraheerd en gestructureerd opgeslagen in uw operationele systemen.
Offerteautomatisering: op basis van binnenkomende aanvragen en historische tarieven genereert onze AI conceptoffertes die door uw team kunnen worden beoordeeld en verzonden.
Shipment tracking: onze AI monitort actief de status van zendingen via koppelingen met rederijen, terminals en Portbase, en informeert betrokkenen proactief bij afwijkingen.
Deze geautomatiseerde verwerkingen leiden niet tot besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). Onze AI ondersteunt menselijke besluitvorming; eindcontrole en goedkeuring liggen altijd bij uw medewerkers.
Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit betreft onder meer:
Sub-verwerkers: wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers voor hosting (EU-gebaseerd), e-maildiensten en AI-verwerkingscapaciteit. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten conform art. 28 AVG.
Logistieke partners: in het kader van de dienstverlening kunnen gegevens worden gedeeld met rederijen, terminals, douane-autoriteiten en andere logistieke ketenpartners, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de logistieke opdrachten van onze opdrachtgevers.
Overheidsinstanties: wij kunnen gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van douane-inspecties of fiscale controles.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en gebruiken deze niet voor commerciele doeleinden van derden.
Wij streven ernaar uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is (bijvoorbeeld voor bepaalde AI-verwerkingsdiensten), zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) of een adequaatheidsbesluit.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
Contractuele gegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar na beeindiging, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is.
Logistieke documentgegevens: conform de wettelijke bewaarplicht voor douanedocumenten (7 jaar) en de fiscale bewaarplicht (7 jaar).
E-mailcommunicatie: gedurende de looptijd van de dienstverlening en tot 1 jaar na beeindiging.
Websitegegevens en demo-aanvragen: maximaal 1 jaar na het laatste contact.
Cookie-gegevens: conform de bewaartermijnen vermeld in ons cookiebeleid (zie sectie 10).
Op grond van de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
Recht op dataportabiliteit: u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang.
Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.
U kunt uw verzoek indienen via info@logentic.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieen. Wij onderscheiden de volgende categorieen:
Noodzakelijke cookies: deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Zij worden bijvoorbeeld gebruikt voor sessiebeheer en beveiligingsdoeleinden.
Analytische cookies: wij gebruiken analytische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, zoals het aantal bezoekers, de meest bezochte pagina's en de herkomst van bezoekers. Deze gegevens worden geanonimiseerd verwerkt.
Functionele cookies: deze cookies onthouden uw voorkeuren, zoals taalinstellingen, om uw gebruikerservaring te verbeteren.
Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via uw browserinstellingen.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Deze maatregelen omvatten onder meer:
• Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS 1.2+) en opslag (AES-256).
• Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe en multi-factor authenticatie.
• Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten.
• Hosting in ISO 27001-gecertificeerde datacentra binnen de EU.
• Logboekregistratie en monitoring van alle gegevensverwerkingsactiviteiten.
• Beveiligde verbindingen voor alle integraties met externe systemen, waaronder Portbase en rederij-API's.
• Regelmatige training van medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming.
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen zullen wij tijdig aan u communiceren via e-mail of via een melding op onze website. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen. De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan deze pagina.
Heeft u vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:
BI Solutions B.V. (Logentic)
Blaak 16, 3011 TA Rotterdam
E-mail: info@logentic.com
Telefoon: +31 (0)10 444 12 34